Gentile Dottoressa/ Egregio Dottore, la Società POLIFARMA S.p.A. (di seguito la “Società”), in qualità di Titolare del trattamento, desidera fornirLe le seguenti specifiche informazioni relative ai trattamenti dei Suoi dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, noto anche con l’acronimo “GDPR” (di seguito la “Normativa Privacy”).

1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Polifarma S.p.A. La Società ha sede in viale dell’Arte, 69, 00144 Roma (Italia) e-mail: privacy@polifarma.it


2. Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati nominato dalla Società (o Data Protection Officer, “DPO”) è contattabile all’indirizzo dpo@final.it e indirizzata al Dpo del Gruppo Final.


3. Tipologia di dati personali oggetto di trattamento
Tratteremo principalmente i Suoi dati personali c.d. “comuni” (tra cui: nome, cognome, indirizzo mail, indirizzo di studio, codice fiscale, specializzazione e aree di interesse) che Lei fornirà all’informatore scientifico/agente in occasione dell’incontro con quest’ultimo, in fase di registrazione al nostro ecosistema o precedentemente acquisiti anche tramite la consultazione di pubblici elenchi (ad esempio: Ordine dei Medici, ecc.). 


4. Finalità e base giuridica del trattamento

Previo Suo specifico consenso, i dati potranno essere trattati per le seguenti finalità, in forza delle basi giuridiche indicate:

a) informazione medico-scientifica in merito ai prodotti commercializzati dalla Società nonché finalità strumentali o connesse, espressamente previste e regolamentate e svolte conformemente a quanto disposto dal Decreto Legislativo n. 219 del 24 aprile 2006, o “Codice del farmaco” e dalle disposizioni regolamentari nonché di autodisciplina del settore (basi giuridiche: art. 6, comma 1, lett. c) “trattamento necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento” ed f del GDPR). Tale trattamento è necessario per l’organizzazione delle attività di informazione medico-scientifica affinché Le sia possibile conoscere i prodotti commercializzati dalla nostra Società, bilanciandosi nell’interesse dello stesso personale sanitario a ricevere adeguata ed aggiornata informazione della natura e degli effetti dei farmaci prescritti, delle loro indicazioni, controindicazioni, interazioni e reazioni individuali prevedibili e delle modalità d’impiego appropriato, efficace e sicuro dei mezzi diagnostico-terapeutici disponibili e/o predisposti, segnalando alla nostra Società eventuali osservazioni a vario titolo.

b) invio di comunicazioni di marketing per la condivisione di pubblicazioni o altro materiale di carattere scientifico; di informazioni su iniziative di aggiornamento professionale e collaborazione scientifica di Suo possibile interesse organizzate dalle Società; proposte di partecipazione a indagini statistiche e di mercato, attraverso canali digitali e sistemi anche automatizzati fra cui anche strumenti di c.d. direct marketing, comprensivi di caratteristiche di profilazione delle preferenze individuali (ex. art. 4, par. 4 del GDPR) nell’invio di comunicazioni specifiche all’interessato basate sulle relative preferenze eventualmente espresse (base giuridica: art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR “consenso dell’interessato”).

c) profilazione, al fine della suddivisione in gruppi omogenei (“target”) basati sulle caratteristiche professionali di ciascun medico, al fine di poter organizzare in modo più efficiente l’attività di informazione scientifica e commerciale (base giuridica: art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR “consenso dell’interessato”). A questo proposito il consenso richiesto è diverso e separato di quello di cui al punto b);



5. Modalità del trattamento e obbligo di conferimento
I dati personali saranno prevalentemente trattati con strumenti automatizzati, il conferimento dei dati personali è di natura facoltativa. La normativa di settore può tuttavia prevedere specifici obblighi, connessi ad attività determinate (a titolo esemplificativo, tracciabilità per il rilascio di campioni di medicinali, partecipazione ad eventi e congressi) come determinati dalle basi giuridiche come sopra specificate. Il trattamento viene effettuato in parte anche avvalendosi di analisi algoritmiche.


6. Destinatari dei Suoi dati personali
I Suoi dati verranno trattati dalla Società a mezzo di propri incaricati, con ciò sono da intendersi dipendenti e/o collaboratori esterni espressamente autorizzati dal Titolare del trattamento. I Suoi dati potranno essere trasmessi a soggetti appositamente nominati Responsabili del trattamento per le finalità sopra indicate, tra cui, a titolo esemplificativo, la gestione e manutenzione delle banche dati in cui sono registrati i dati personali raccolti. Inoltre, i Suoi dati potranno essere comunicati a Ministero della Salute, Autorità Sanitarie/ Pubbliche ed altri enti o strutture della Pubblica Amministrazione; terzi fornitori di servizi di cui la Società si avvale (es. studi per attività fiscali/legali/amministrative e servizi informatici). Detti terzi potranno operare come Autonomi Titolari del Trattamento o Responsabili del Trattamento. I Suoi dati non verranno diffusi. L’elenco dei soggetti sopra indicati è a disposizione presso la sede del titolare a richiesta di ogni interessato.


7. Trasferimento di dati verso paesi terzi

La Società potrà avvalersi di servizi e soluzioni informatiche supportate da infrastrutture tecnologiche ubicate anche in Paesi posti fuori dallo Spazio Economico Europeo (es. piattaforme Cloud e di Hosting dei dati). L’impiego di tali strutture è condizionato dalla verifica da parte del Titolare della sussistenza dei requisiti previsti dal GDPR per il trasferimento di dati personali verso tali Paesi terzi ubicati all’esterno dello SEE, ai sensi degli articoli 46, 47 e 49 del Regolamento (UE) 2016/679.



8. Periodo di conservazione dei dati

   Ferma restando la continua accessibilità ai dati pubblici o reperibili da chiunque, i dati utilizzati per le attività sopra indicate saranno trattati e conservati per tutto il periodo relativo al conseguimento delle finalità previste; al termine del perseguimento è prevista l’ulteriore conservazione per la parte dei dati di cui esiste specifico obbligo di legge o di regolamento in capo al Titolare del trattamento o per le informazioni potenzialmente utilizzabili per far valere o difendere un diritto del Titolare o di terzi in giudizio o nei confronti di legittime richieste delle Autorità. I Dati saranno conservati per il periodo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti; in ogni caso il criterio utilizzato per determinare tale periodo è improntato al rispetto dei termini consentiti dalle leggi applicabili e dai principi di minimizzazione del trattamento e di razionale gestione degli archivi. Per le finalità sopra specificate potremmo conservare alcuni dati anche dopo la cessazione delle nostre attività nei Suoi confronti per il tempo necessario ad adempimenti contrattuali, di legge. Aggiorniamo e manuteniamo i nostri database affinché i Dati siano sempre corretti ed esatti e rispondano ai principi di minimizzazione ed anonimizzazione come applicabili al contesto di trattamento e finalità.



9. Diritti degli interessati

In ogni momento avrà diritto di esercitare i diritti di cui agli articoli 15e ss. del Regolamento UE 2016/679, mediante comunicazione da inviarsi all’indirizzo e-mail privacy@polifarma.it, tra cui, in sintesi, quelli di:
- ottenere la limitazione, parziale o completa, del trattamento dei dati personali che La riguardano;
- ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano;
- ottenere l'accesso ai suoi dati personali ed alle informazioni indicate all’art. 15 del Regolamento;
- ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo o l'integrazione dei dati personali incompleti;
- ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo;
- essere informato delle eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate in relazione ai dati personali che La riguardano;
- ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano;
- L’interessato ha diritto inoltre alla portabilità dei dati personali (art. 20 GDPR). Potrà reperire l’elenco completo dei Suoi diritti su www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/diritti-degli-interessati



10. Reclamo all’Autorità Garante:
Le ricordiamo che, qualora ritenga che il trattamento che la riguarda violi le disposizioni di cui al Regolamento, può sempre proporre reclamo all’autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), oppure all’autorità Garante del Paese in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

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